Hướng dẫn quy trình quản lý văn phòng phẩm hiệu quả

Dựa vào nhu cầu của từng phòng, bộ phận: Trước khi mua đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty thì bạn cần phải lập danh sách các loại vật dụng mà mỗi phòng, bộ phận cần sử dụng. Cách làm này giúp bạn có thể kiểm soát số lượng văn phòng phẩm cần thiết để mua từ nhà cung cấp tránh được việc gây lãng phí và những vật dụng không cần thiết.

Quản lý văn phòng phẩm hợp lý: Văn phòng phẩm cần được phải quản lý hiệu quả và đặt ở một kho, tủ cất nhất định trong văn phòng, việc đó sẽ giúp phân bổ hợp lý và giám sát dễ dàng. Bạn nên thường xuyên kiểm tra trong kho để biết các nhân viên trong công ty sử dụng lãng phí hay không cũng như phát hiện phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ công việc của các nhân viên.

Đưa ra định mức sử dụng văn phòng phẩm: Mỗi bộ phận, phòng ban cần phải có định mức sử dụng văn phòng phẩm phù hợp để có thể phân phối hợp lý và sử dụng tiết kiệm, hiệu quả. Hàng tháng hoặc hàng quý cần phải kiểm tra định kỳ rà soát mức sử dụng theo từng công việc để đáp ứng được nhu cầu sử dụng hợp lý. Trong khi đó giám sát kho lưu trữ dụng cụ văn phòng phẩm lên danh sách đặt mua cho công ty kịp thời. Bên cạnh đó giám sát hoạt động các dụng cụ văn phòng phẩm tránh bị thất lạc.

Tái sử dụng văn phòng phẩm: Rất nhiều đồ dùng văn phòng phẩm có thể tái sử dụng được để tiết kiệm được nhiều chi phí góp phần bảo vệ môi trường hơn.

Đối với các loại giấy in ấn đã sử dụng bạn có thể dùng mặt còn lại để in các văn bản lưu hành nội bộ, làm giấy nháp, giấy ghi chú,… Các thùng giấy trống có thể đặt làm các hộp tài liệu, đồ lưu trữ cá nhân cho nhân viên. Các loại bút viết hết mực có thể mua mực để bơm vào thêm và không nhất thiết phải mua những cây bút mới. Bên cạnh đó các nhân viên có thể sử dụng chung với nhau các loại dụng cụ văn phòng phẩm như kéo, kim bấm, kẹp bướm, giỏ đựng hồ sơ,…

Leave Comments

0932 830 808
0932830808